Koosolekut juhatas ESK esimees Lia Hess; protokollija oli Toomas Trei ja häältelugeja Priit Aruvald. Leinaseisakuga mälestati ESK liiget Osvald Piili.
Lia Hess esitas 2002.a. tegevusaruande, kasutades seejuures moodsat tehnoloogiat. Muuhulgas tõi ta esile, et Canada Customs and Revenue Agency ehk CCRA (endine Revenue Canada) eeskirjade kohaselt võib ESK kui registreeritud heategevuslik fond anda toetusi ja annetusi ainult sellistele organisatsiooonidele, kellel on ametlikult registreeritud heategeva organisatsiooni number ja kelle tegevus on seotud Eesti Sihtkapitaliga Kanadas kirjaliku koostöö (Agency Agreement) lepinguga. Mõlemal juhul annab ESK annetajale ametliku kviitungi, mis võimaldab annetuse mahaarvamist tulumaksust.
Esimees rõhutas, et koostöö kokkulepe loob eeldused jälgimaks antud toetuse kasutamise sihipärasust. Sellega seotud aruandlust on ESK proovinud hoida võimalikult lihtsana, kuid see on siiski nõudnud palju selgitustööd ja pingutusi. Seni on koostöö kokkulepetele allakirjutamist piiratud 11 organisatsiooniga: TES Lasteaed, TES Täienduskoolid, Esto Link, Eesti Rahvusfond Kanadas/Eestlaste Kesknõukogu Kanadas, Eesti Etnograafiline Ring Kanadas, TENS Lastesuvekodu „Jõekääru“, Lõuna-Ontario Lastesuvekodu „Seedrioru“, Eesti Keskarhiiv Kanadas, Tartu Instituut, Põhja-Ameerika Eesti Lauljate Liit ning Kanada Eesti Võitlejate Ühing. Neile lisanduvad muidugi Kanada eesti organisatsioonid, mis on registreeritud heategevate organisatsioonidena, nagu Eesti Abistamiskomitee Kanadas, Eesti Skaudid ja Gaidid Kanadas, Eesti Kunstide Keskus, Eesti Õppetöö Fond ja kõik Kanada eesti kirikud. ESK kaudu võib ka annetusi teha Kanada heategevatele organisatsioonidele ja asutustele (haiglad, ülikoolid ja isegi United Way taolised organisatsioonid). ESK ei saa toetada projekte ja tegevusi, mis ei ole kooskõlas ESK põhikirjaga ja Kanada maksuameti määrustega. ESK ei saa näiteks toetada eraisikuid, eraettevõtteid ja klubisid.
Toetusi ESK põhikapitalist ning sellest teenitud intressidest on antud nii käesoleval aastal kui ka varem Eesti Kooli Fondist, Eesti Rahvusfondist Kanadas, ESK Ühismälestusfondist ning järgnevatest nimelistest fondidest: I. Areneem, A. Haavaniit, E. Järv, F. ja H. Karu, H. Kompus, W. ja H. Koppel, F. Krabi, A. ja L. Kreekman, J. Kukk, H. Luide, A. Martin, A. ja A. Nüüd, E. Olmet, A. Pajuste, V. Pikkand, O. ja H. Reinike, R. ja J. Ringsmann, V. Ruuse, H. ja E. Saage, E. Saatre, E. Salurand, A. ja J. Siidra, E. ja dr. E. Sõerd, I. Tahur, E. Tomsen, A. Tork, J. Tork, E. ja S. Trei, A. ja L. Woode, E. ja J. Ülavere, V. Avarlaid, T. Hess.
Oma vabatahtliku ja tänuväärse panuse ESK töösse andsid läinud aastal juhatuse liikmed Priit Aruvald, Lia Hess, Hans Lupp, Kaius Meipoom, Lembit Nieländer ja Andres Taul. Lia Hess avaldas siirast tänu endisele kauaaegse ESK laekurile Henn Mäestele ja ESK juhatuse liikmele Egbert Rungele.
2002.a. lõpul lahkus endine ESK asjur oma ametist. Tekkinud olukorras andis Priit Aruvald nõusoleku need kohustused endale võtta lisaks oma ülesannetele Eestlaste Kesknõukogu Kanadas juures ja sellega loobus seaduse kohaselt ka oma kohast ESK juhatuses.Teda asendas 2003.a. alul Toomas Trei.
ESK asjur Priit Aruvald esitas 2002.a. rahalise aruande, milles tulud olid peamiselt intresside, annetuste ja päranduste näol kokku $197.297. Kvalifitseeritud organisatsioonidele anti toetusi $196.642. Kulud olid kokku $258.010. Toetusi anti järgmistele Kanada eesti organisatsioonidele: Eesti Skaudid ja Gaidid Kanadas, E.E.L.K. Kanada Praostkond, Eesti Kunstide Keskus, Eesti Abistamiskomitee Kanadas, Eesti Õppetöö Fond, Tartu Instituut, Eesti Etnograafia Ring Kanadas, Eesti Rahvusfond Kanadas (EKN), Eesti Keskarhiiv Kanadas, Lõuna Ontario Eestlaste Laste Suvekodu „Seedrioru“, TENS Lastesuvekodu „Jõekääru“, Esto Link, TES Lasteaed, TES täienduskoolid. Rahalise aruande koostas ja raamatupidamist revideeris ESK välisrevident Thomas Koger; see võeti koosoleku poolt vastu.
Valimiste päevakorrapunkti all kinnitas koosolek Toomas Trei ametlikult juhatuse liikmeks. Käesoleval aastal tulid uuesti valimisel juhatuse liikmed Hans Lupp ja Andres Taul. Koosolek esitas juhatuse kandidaadiks Eva Varangu. Juhatusse osutusid valituiks Andres Taul ja Eva Varangu.
Koosoleku kõrgpunktiks olid õp. Andres Tauli tänusõnad kauaaegsele ESK esimehele Hans Lupile pikkajalise panuse eest ESK ülesehitamisel. Õp. Taul selgitas näite abil Winston Churchillist, kuidas üks mees võib olla õiges kohas õigel ajal. Õp. Tauli sõnul oli Hans Lupp Kanada eestlaskonnale just selline õige mees õigel ajal. Ta võitis oma generatsiooni usalduse ja ehitas ning kaitses ESK huve, mille tulemusena ta on jätnud tuleviku generatsioonidele 2,5 miljonit dollarit eesti rahvusliku tegevuse edendamiseks ja toetamiseks Kanadas. Osalenud tõusid seepeale spontaanselt püsti, tänades Hans Luppi sooja aplausiga.
Toetuste komitesse valiti Andres Taul, Lembit Nieländer ja Toomas Trei; investeeringute komitesse Lia Hess, Kaius Meipoom ja Eva Varangu. ESK välisrevidendiks valiti jällegi Thomas Koger.
Koosolekust osavõtjad esitasid üksikuid küsimusi, kuid ilmselt oli osalenud ettekantud aruannetega ja tegevuskavadega rahul. Koosolekule järgnes ESK esimehe sünnipäeva tähistamine ning jaanipäeva pühitsemine.