Hamiltoni Eesti Seltsi korraline aastapeakoosolek toimus 18. jaanuaril. Koosoleku avas seltsi esinaine Merike Koger, tervitades kokkutulnuid ja avaldades heameelt, et seekord oli kokkutulnute arv palju suurem kui eelmistel aastatel. Koosoleku juhatajaks valiti Härnald Toomsalu.

Vaikse leinaseisakuga mälestati eelmisel aastal manalasse varisenud seltsi liikmeid.

Eelmise aasta peakoosoleku protokolli luges ette protokollija Heljo Pärkma ja see kinnitati koosoleku poolt. Tegevusaruande esitas Merike Koger, millest selgus, et juhatus on pidanud aasta jooksul 7 koosolekut + Hamiltoni organisatsioonide ühiskoosolek vabariigi aastapäeva tähistamise organiseerimiseks, kellede korraldusel ja seltsi eestvedamisel toimuski pidulik aktus õhtusöögiga 22. veebruaril Hillcrest restoranis. Korraldati toitlustamist Seedrioru talgupäevadel ja aidati kaasa korrastustöödes. Korraldati Eestist tulnud teatrile Villu (Olaf Kopvillemi) mälestusõhtu.

Majandusaruanne näitas peaaegu $400.00 ülejääki ja on tasakaalus $4670.18. Revisjonikomisjoni aruande luges ette revident Hilda Sepp, millest selgus, et seltsi asjaajamine on igati korras. Seedrioru aruande esitas Toomas Saar, kes nimetas eelmise suve Laulupäeva, mis toimus Lauljate Liit Põhja-Ameerikas patronaazhi all ja mida toetas Eesti Sihtkapital Kanadas. Samuti toetas Sihtkapital tõhusalt noortelaagrit. On tehtud mitmeid uuendusi, sh. ranna võrkpalliplats ning Pau tarele uus rõdu, mis vastab ehituseeskirjadele.

Suvihari 2004 toimub 26. ja 27. juunil. Laste suvelaager on kavandatud aga algusega 1. augustil, mis on erinevus varasematest aastatest. Aruanded kinnitati.
Seltsi liikmemaks otsustati jätta endiseks, $10.00 isikult ja stipendium $200.00, mis antakse välja EV aastapäeval seda väärivale eesti soost Hamiltoni noorele edasiõppijale.

Tegevuskava esitas jällegi Merike Koger ja see laabub eelmise aasta eeskujul. Vabariigi aastapäev toimub 22. veebruaril kiriku allsaalis, kus peokõnelejaks on Argo Küünemäe, Eesti Vabariigi ajutine asjur Ottawa Suursaatkonnas. Serveeritakse soe lõunasöök. Eelarve on tasakaalus $1800.00. Kõik eelpoolne kinnitati.

Valimisele tulid juhatus ja revisjonikomisjon. Ettepanek oli valida endine juhatus tagasi, kuid Heino Eespere loobus. Juhatuse kandidaatideks esitati Merike Koger, Evi Pertens, Sinaida Pertens (uus), Heljo Pärkma ja Heino Sepp, kes kinnitati Hamiltoni Eesti Seltsi uueks juhatuseks; tagavaraliikmeks Endel Lindaja. Revisjonikomisjon kujunes järgmiseks: Tiina Coverdale, Allan Pertens ja Hilda Sepp, tagavaraliige Armilde Tammer.

Läbirääkimiste all oli kõne all Roland Plinte ettepanek moodustada eesti keele huviring neile, kel oleks soov oma keeleoskust edasi arendada. Ettepanek leidis positiivse vastukaja. Tiina Coverdale tegi ettepaneku, et selts võtaks koguduse käes olnud jõulupuu korraldamise enda õlgadele ja see jäeti seltsi uue juhatuse pädevusse, muidugi kogudusega koostöös.
Üksmeelne koosolek lõppes juhataja tänusõnadega ja hümni viimase salmi laulmisega.

Uus juhatus pidas ka kohe esimese koosoleku, kus ametid jagunesid järgmiselt: esinaine Merike Koger, abiesimees Heino Sepp, sekretär Heljo Pärkma, abisekretär Sinaida Pertens ja laekur Evi Pertens.

Märkmed: