Ametikirja mõistet Eesti seadusandlus ei kasuta ega sätesta. Ometi ametikirja kui kommunikatsioonivahendi ja riigijuhtimise hoova osatähtsus pole digiajastul sugugi vähenenud.
Ametikiri peegeldab poliitikute ja ametnike oskust (või saamatust) riigijuhtimise ükskõik millises valdkonnas. Nõuete paljususes (eeskirju vähemalt üle kümne) on oht unustada primaarne.
Mõistlik oleks järgida „Euroopa hea halduse tava eeskirja“, mis pole küll õiguslikult siduv instrument. Käesolev meelespea püüab liikuda selge sõnumi suunas.
Praegune k o r r a l d u s
Praegune k o r r a l d u s Vabariigi Valitsuse määruse „Asjaajamiskorra ühtsete aluste“ asemel jõustus 2017.a juunis Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabe-halduse alused“, milles dokumendihaldust käsitatakse traditsiooniliselt.
Teenuste arengut koordineerib jätkuvalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, teabe kaitset Andme-kaitse inspektsioon ja riigi infosüsteemi arengunõudeid Riigi Infosüsteemide Amet. Asutatakse nõukogu, kuhu kuuluvad ministeeriumide ja Riigikantselei nimetatud esindajad ning vajaduse korral teised isikud. Tegutsev dokumendihaldusnõukogu jätkab kuni vajaduse möödumiseni tegevust. (Kärbe uuendatud juunis 2017 seoses määruse muutmisega).
Oleks nagu tehtud kõik, ent tühivastused käibivad nii nagu ennegi
Tehnikaga seotud probleemid võivad olla suured, kuid primaarseks jääb ikka kirja sisu – vaimu ülimuslikkus.
Tehnika võimaldab kirja kohale saata sekunditega, kuid e-riigi asutuses võidakse see jätta kuuks ajaks seisma, misjärel vastatakse kahe reaga. Sisu on riigiüleste juhistega keerulisem reguleerida kui tehnilisi, seepärast vastutab sisu kvaliteedi eest iga asutus ise.
Vajalik k o r r a l d u s
Kehtiva Vabariigi Valitsuse seaduse alusel korraldavad kantslerid ministeeriumi asjaajamist, seega ka ametikirjavahetust. Nende nõudlikkus on oluline. Vastutuse hierarhia tipus peaks loogiliselt võttes olema riigisekretär, kuid seda ei ole sätestatud.
Võimalik on ametnike koolituses rõhutada ja näitlikustada päringule s i s u l i s e vastuse andmist tingimusel, et küsimus on selgelt sõnastatud. Kahjuks on tavaline, et asutuse juhtivad töötajad tihti väldivad ebamugavatele märgukirjade vastuste allakirjutamist, seega lükates vastutust riiklikult olulistes küsimustes (näiteks rahvastikukriis) allapoole. Euroopa hea halduse tava ütleb, et institutsioonid peavad harjuma kontrolli kui vastutusnormiga, ei tohi asuda kaitsepositsioonile ega hakata kõrvale põiklema. Ametnike distsiplinaarvastutuse sätestab Avaliku teenistuse seadus. Ametialane lohakus on Karistusseadustikust kõrvaldatud.
Ametikirja sisuks on s õ n u m, millega teavitatakse, selgitatakse, tervitatakse, kohustatakse, taotletakse teavet jne. Kas ametikiri täidab oma eesmärgi, sõltub sõnumi (ehk kirja) arusaadavusest, lühidusest, lihtsast sõnastusest, kirja saatmise ja vastuse saamise mõistlikust tähtajast. Ja muidugi ka lugupidavast ja sõbralikust toonist. Kirja üldises toonis on mõistlik mitte kasutada käsustiili „Te olete kohustatud seda ja teist tegema“ vaid „Palume Teid seda ja teist teha“. Vajadusel „Tuletame Teile meelde, et seadus sätestab, et … ja me ei saa Teilegi erandit teha“. Kirja lühidus ja lihtne sõnastus kergendavad tema sisu mõistmist.
Paraku on meie seaduskeel enamasti keeruline ja sageli raskesti mõistetav, kui mitte öelda – mitutpidi mõistetav.
Võimaluse piires tuleb see keel muuta arusaadavaks, rõhutades (lühendades) kirjas just seda lõiku, mis on antud juhul oluline. Vältida tuleb liigseid sõnu ja lauseid, sest kirja pikkusest ei sõltu mõjusus.
Tänapäevased copy/paste võimalused ahvatlevad kasutama kord juba sõnastatud konstruktsioone
Need võivad tekitada aga uusi küsimusi ja juhtida tähelepanu kõrvale põhisõnumilt.
Märgukirjade puhul on saanud tavaliseks, et ettepaneku saatjat vastuskirjas küll algul tänatakse, kuid kogu edasine sisu taandub asutuse senise tegevuse õigustamiseks, mille varjus ja sageli arengukavade abil lükatakse ettepanek seda analüüsimata tagasi. Eriti halb toon on viidata mahukale dokumendile, kust küsija peab vastust otsima.
Muidugi tuleb kasutada vajadusel kopeerimist, mida kinnitab ka märgukirjade seaduse sätete kopeerimine käesolevas meelespeas. Vastuskirjas on soovitav lühidalt korrata saabunud kirja sisu, millele järgneb oma seisukohtade esitamine. Seega ei alustata kirja „tühjalt kohalt“. Niisamuti kirja lõpuosas korratakse kirja kõige olulisemat sisu, et hõlbustada adressaadil selle mõistmist.
Kui kirjas kasutatakse omavahel raskelt seostatavaid tekstiosi, siis pole vaja vaeva näha nende sidumisega, vaid otstarbekas on kasutada iseseisvate lõikude numereerimist. Populaarne on see võte just juristide hulgas. Soovitav on võtmesõnad või võtmelaused muust tekstist esile tuua paksu trüki või hõrendamisega, kasutada vahepealkirju.
Omaette pähkliks on kujunenud tavakodanike märgukirjadele vastamine valitsusasutuste poolt. Õieti on probleemiks nendele mittevastamine vaatamata „Märgukirjale ja selgitus-taotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse“ sätetele.
Nende järgi võib vastamisest loobuda järgmistel juhtudel:
*isikut ei ole võimalik kindlaks teha;
*puuduvad isiku sideandmed;
*isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning märgukiri või selgitustaotlus on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta;
*isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi märgukirjale vastust;
*märgukiri või selgitustaotlus ei ole esitatud eesti keeles ja keeleseaduse § 12 kohaselt ei ole adressaat kohustatud sellele vastama;
*märgukirja või selgitustaotluse sisu ei ole loetav või arusaadav;
*selgitustaotlusele vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu asutuse või organi töökorralduse muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi.
Niisiis seadusega on oluline paigas, aga kohustusliku vastamise nõudest minnakse mööda mitmetes riigiasutustes või seda täidetakse poolikult, nagu hambad risti. Tõenduspõhiseid negatiivseid näiteid saab tuua isegi riigikohtu, riigikontrolli ja avalik-õiguslike ülikoolide igapäevasest praktikast. Viimased tavaliselt tavakodaniku märgukirjale ei reageeri.
Eesti Vabariigi Presidendi kantseleist vastatakse laadis „Täname Teid hea ettepaneku eest, mida President saab rakendada oma edaspidises tegevuses“. Ja kui aasta pärast küsida, kus on seda tehtud, siis tänatakse jälle informatsiooni eest. Ja kõik. Sama tava on ka riigikontrollil.
Õiguskantsleri büroost tulnud vastuskirjad on juriidiliselt põhjendatud ja eksaktsed. Vahel isegi liiga eksaktsed, sest nad tõlgendavad vastuskirja saatmise fakti juba vastusena, hoolimata vastuskirja sisutusest. Sellise täpsuse aluseks on asjaolu, et märgukirja seadus ei sätesta midagi vastuse s i s u kohta. See on etteheide seadusandjatele. Viimased olid nii taibukad märgukirjade seaduse tegemisel, et nemad ise ei ole kohustatud kirjadele vastama.
Asutuse e-posti aadressi on alati soovitav eristada asutuse töötaja omast, sest esimesel juhul kiri registreeritakse, töödeldakse ja ka vastatakse, teisel juhul võidakse unustada vastamine, sest uued kirjad tulevad peale. Seadus aadressidel vahet ei tee, aga kogemus näitab, et aadressidel on suur vahe.
Märgukirjale vastamise seadus sätestab vastamise t ä h t a j a
Märgukirjale vastamise seadus sätestab vastamise t ä h t a j a „Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse v i i v i t a m a t a, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.“
Ei arvestata seaduses sätestatud ümberadresseerimise kohustusega, kui märgukiri pole kohe sattunud õigele asutusele.
Ebakohtade näited riigiasutuste kirjavahetuses on õigustatud seepärast, et kõrgema positsiooniga isikute ringkonna eetilisele küljele on kõrgendatud ootused, pealegi nende puudused võivad võimenduda ja laieneda kordades, kui nendele tähelepanu ei juhita. Tuntud riigimees Julius von Witte kirjutas oma mälestustes, et imperaator Nikolai II pidas vajalikuks temale saadetud kirjadele vastata omakäeliselt, kuigi see võttis temalt palju aega.
Koostas Riigikogu Eesti rahvastiku toetusrühma konsultant Jaak .Uibu, D.Sc., versioon 2; 15. mai 2017
Ametikirjavahetuse meelespea kaaskiri 15.05.2017
Ametikirjavahetuse meelespea on Toompea Haridusseminari algatus ametikirjavahetuse muutmiseks sisukamaks, hoolivamaks ja operatiivsemaks kaasates selleks ametnike endi kollektiivset intellekti.
Selleks saatsime Ametikirjavahetuse meelespea märtsis 2017.a. Riigikogu Põhiseaduskomisjonile, Riigikantseleile, kõikidele ministeeriumidele ja neljale ülikoolile, kokku 17-nel aadressil. Tähtajaliselt laekusid vastused 12 asutuselt ja meeldetuletuse järel veel kolmelt. Arvamuse saatis pool dokumendihaldusnõukogu liikmeist, samuti nõunikud Riigikogust ning Valitsusest. Toetuse saime endiselt justiitsministrilt. Vastajate märkused lubasid täiendada Meelespead ja koostada kaaskiri. Täname Teid kõiki!
Ükski vastanutest ei seadnud kahtluse alla Meelespea vajalikkust. Seminari algatust tunnustati ja julgustati edasi töötama. Viiest asutusest saadetud vastuskirjades ei olnudki märkusi. Kolmest ministeeriumist saabunud vastused kandsid meie arvates asjatult impressumit „Ametisiseseks kasutamiseks“. Diskuteerisime, kas peaks Meelespea kirjutama otsekoheselt väärnähtudest ametikirjavahetuses. Praeguses versioonis on kriitilised märkused sisse jäetud.
Riigikogu Põhiseaduskomisjoni esimees lükkas sisunõude ettepaneku tagasi: „ …kehtiv seaduste regulatsioon ei takista märgukirjadele ja selgitustaotlustele sisukate vastuste koostamist ning sellest tulenevalt ei ole praegu otstarbekas seaduse täiendamine viisil, mis kehtestaks täpsed nõuded märgukirjade ja selgitustaotluste antavate vastuste sisule“.
Meelespeas kirjutasime: „… märgukirja seadus ei sätesta midagi vastuse s i s u kohta. See on etteheide seadusandjatele“. Põhiseaduskomisjoni esimees deformeerib märkuse raskelt täidetavaks „täpseteks nõueteks“ ja selle võttega lükkab ettepaneku tagasi. Ometi piisanuks seadusesse vaid ühe lause sisseviimisest, millega pöördume uuesti Riigikogu poole.
Meelespea esimese versiooni viga oli, et omistasime ametikirjavahetuse korraldamise avaliku teenistuse arendamise valdkonna osana Rahandusministeeriumile, kuhu see 2010 Riigikantseleist anti. Paraku see sinna ei jäänud, vaid meie riikluse kiirel arengul anti edasi Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile.
See asjaolu sundis süüvima asjaajamise praegusesse ja vajalikku korraldusse, ajendades Meelespea esimese kärpe asemel kirjutama asjaajamisest neli kärbet. Küllap sisaldavad need veelgi selgusetust juridica`s, mida edaspidi tuleb täpsustada.
Ei tea, kas kõik kirjad vaadatakse läbi üldjärjekorras või arvestatakse osal puhkudel ka riiklikke prioriteete. Kas see nõue on kuidagi sätestatud ja mis on asutuse prioriteedid? See vajaks selgust. Veel vajaks selgust sanktsioonide rakendamise mehhanism.
Kinnitust leidis Meelespea hoiatus, et avalik-õiguslikud ülikoolid ei vasta märgukirjadele. Oli ju Meelespea märgukirjana kvalifitseeritav. Ka meeldetuletuse järgselt ei vastanud Tallinna Tehnikaülikool ja Eesti Maaülikool. Tallinna Ülikool ei soovinud antud küsimuses arvamust avaldada. Sisukas vastus laekus Tartu Ülikoolist, kuhu päring läks akadeemilise sekretärile.
Meelespea vajaks täiendust kirjade hulka vähendavate meetmete suhtes. Digivõimalused on loonud enneolematud perspektiivid rämpskirjade ja rämpsposti levikuks, mis raiskavad ametnike tööaega ja energiat.
Euroopa hea halduse tava eeskiri lubab: „Kirja või kaebuse kättesaamist kinnitavat teatist ega vastust ei ole vaja saata juhtudel, kui kirjad või kaebused on pahatahtlikud nende liigse arvukuse või korduva või sisutu iseloomu tõttu“. Kirjade hulga vähendamine vääriks korralikult ettevalmistatud arutelu dokumendihaldusnõukogus.
Meelespea antud versioonile palume dokumendihaldusnõukogult soovitust kasutuselevõtuks.
Jaak Uibu D.Sc., Ph.D. Riigikogu Eesti rahvastiku toetusrühma konsultant
Oleks nagu tehtud kõik, ent tühivastused käibivad nii nagu ennegi. -Ametikirjavahetuse meelespea.
Eestlased Eestis | 18 Aug 2017 | EWR
Eestlased Eestis
TRENDING
