Kuigi VEMu ehitamine on silmapiiril, asus Tartu College parandama ja ajakohastama hoones asuva Tartu Instituudi kasutuses olevaid ruume, et viia neid vastavusse arhiivihoidla nõuetele. College'i hoone otstarbest tingituna ei saa seda läbi viia 100%-liselt, kuid tehakse siiski üsna olulisi parandusi. Mõni kuu tagasi alustatud tööde käigus on sügavkorrusel täiendatud valgustussüsteemi; asendatud vaheseinu tulekindla materjaliga jm. Samal ajal toimunud varade otstarbekama ümberpaigutusega juurde võidetud põrandapind võimaldab vastu võtta arhiive vaatamata nende mahukusele.
Ettevõetud muudatused teevad Tartu College'is olevad ruumid juba praegu vastuvõetavamaks ja avaramaks hoidlaks eesti rahvuslikele arhiividele Kanadas, kui mitte kogu Põhja-Ameerikas.
Tartu Instituudi juhtkond leiab, et saavutatud ja pakutavad säilitustingimused on sobivad arhiivide lühiajaliseks paigutamiseks kuni VEMu valmimiseni.
Eestiaineliste allikmaterjalide kogude praeguse hoidla ja tulevikus VEMu oluliseks eeliseks on nende lähedus Toronto ülikoolile. See kergendab eestiainelist uurimistegevust Eesti Õppetooli professoritele, üliõpilastele ja edasiõppijatele. Lisaks ülikooli poolt professoritele Jüri Kivimäele ja Tiina Kirsile antud töökabinettidele on neil ruumid ka Tartu College'is.
Ligi 34 aastat tagasi Tartu Instituudi arhiivile aluse pannud ning sellest saadik tööd organiseerinud ja juhtinud dr. Endel Aruja erruminekust peale jätkavad: instituudi tegevust eksekutiivsekretärina dr. Vello Soots, sekretärina prof. dr Toivo Miljan, raamatukogu juhatajana dr. Roland Weiler, abina mag. Aino Müllerbeck ning arhivaarid Juta Ilves ja dr. Silvia Forgus.
Praegu töötab Tartu Instituudi arhiivis ja arhiivraamatukogus teisipäeviti üle 30 inimese, kel on selles töös aastatepikkused kogemused.
Pärast dr. Endel Aruja Bibliograafia Klubi juhataja kohalt tagasiastumist tervislikel põhjustel valiti veebruaris toimunud klubi peakoosolekul uueks juhatajaks prof. emer. dr. Jüri Daniel.
Arhiivimaterjale ja raamatuid (ka Eestisse saatmiseks) võetakse vastu teisipäeviti kl 10.00—15.00 ja muudel aegadel eelneva kokkuleppe alusel, milleks palume ühendust võtta Vello Sootsiga: tel. 416 444 9053, e-posti aadress: või Roland Weileriga telefonidel 905 627 3856 või 905 719 3856.
Usaldage oma arhiivid Tartu Instituudi asjatundjate kätesse!