Koosoleku eel Tartlaste Seltsi juhataja Magda Spirka ettepanekul mälestati leinaseisakuga surma läbi lahkunud seltsiliikmeid: Raimond Tralla, Leo Sepa, Aino Kunstimees ja Harald Kruuv. Ühtlasi mälestati ka kõiki teisi mulla alla varisenud tartlasi, kellega Tartlaste Seltsil puudus lähem kontakt.
Pärast koosoleku avamist seltsi juhataja poolt luges seltsi kirjatoimetaja Evi Oder ette eelmise aasta peakoosoleku protokolli, mis kinnitati muutmatult.
Tartlaste Seltsi laekur Liivia Kängsepp luges ette seltsi väga täpselt koostatud kassaaruande, mis tõendas seltsi elujõulist tegevust möödunud ajavahemikul 6. märtsist 2001—19. märtsini 2002, mil seltsi pangaarve kasvas umbes 300 dollari võrra ning ka toimuva peakoosoleku ruumi üür oli juba Eesti Majale ette makstud.
Möödunud perioodi tegevusaruande luges ette seltsi juhataja Magda Spirka, mainides juhatuse koosolekuid, edukalt toimunud suvepäeva 25. augustil 2001 Kaupide suvekodus Jõekäärul, seltsi osavõttu Maakondliku Esinduskogu tegevusest, „Tuuled Tartumaalt” koopiate saatmist Tartu raamatukogule, Eesti Maja majandusprobleeme jne. Ta õhutas ka seltsi liikmeid mõjutama oma lapsi ja lapselapsi ühinema Tartlaste Seltsiga, et kindlustada seltsi kestmist ka tulevikus.
Revisjonikomisjoni aruande luges ette Avo Kimmel, kinnitades seltsi juhatuse korralikku asjaajamist ka majanduslikul alal ja avaldades kiitust seltsi laekurile täpse aruande eest.
Kõik aruanded kinnitati peakoosoleku poolt.
Järgnesid valimised. Kuna seltsi juhatuse liikmed valitakse kaheks aastaks, siis igal aastal tulevad osa juhatuse liikmeid uuesti valimisele, siinjuures käesoleval aastal ka Tartlaste Seltsi juhataja isik. Seltsi juhataja kohale ei leitud uut kandidaati ning kuna koosolijad olid ilmselt rahul senise juhataja tegevusega, siis valiti Magda Spirka tagasi. Kuna juhatus kaotas oma hulgast Raimond Tralla, siis valiti tema asemele Kaljo Lehela ning kirjatoimetajale abiks Laine Koost. Ülejäänud valimisele tulnud juhatuse liikmed olid nõus edasi jääma.
Revisjonikomisjon koosseisus Avo Kimmel, Helle–Mai Jõgi ja Endla Nagel nõustus edasi jääma.
Kohalalgatatud küsimuste all arutati peamiselt seltsi suvepäeva ja järgmise aasta peakoosoleku vastuvõetavaid aegu. Et suvepäev toimuks, sellega olid kõik koosolijad nõus. Küsimusele, kas Kristi Kaup–Vilu on nõus pakkuma selleks oma kaunist suvekodu, tuli lahke vastus: alati nõus. Otsustati siis suvepäeva esialgseks kuupäevaks määrata 17. august 2002.
Järgmise aasta peakoosoleku kuupäevaks lepiti kokku 24. märts 2003.
Läbirääkimiste osas Kalju Jõgi luges ette paar lühiartiklit New Yorgi „Vaba Eesti Sõnast”, millest üks kinnitas, et Taani peaministri külaskäigul Eestisse ta oli avaldanud, et tema tartlasest vanavanaisa oli 19. sajandi lõpul tegutsenud Tartumaal metsakaupmehena, kust ärisidemete mõjul oli hiljem asunud elama Taani. Niisiis Taani peaminister kah tartlane, kui mitte just 100%, siis vähemalt osaliselt.
Lõpuks avaldas Avo Kimmeli ettepanekul koosolek kiitust seltsi juhatusele möödunud perioodi tegevuse eest.
Peakoosolekule järgnes koosviibimine samas ruumis. Külmlaua olid valmistanud ja üles seadnud seltsi omad liikmed. Pakutavaks kartulisalat, rosolje, sült, mitut sorti võileivad jm., millele järgnesid kohv, kringel ja paljud magusad koogid. Kõik toidud olid väga maitsvad, napoleonikook aga erakordselt kiiduväärt.
Kohvijoomise ajal luges Evi Paap, kes tegeleb ka elulugude kirjutamisega, ette kolm huvitavat episoodi oma lapsepõlvest Tartumaal, manades kuulajaile mälestuspilte ka oma lapsepõlvest. See oli kaunis mõttelend kodumaale.