Ürituse korraldamisele on kaasatud ka Eesti Rahvusarhiiv ja Karl Ristikivi Ühing.
Konverentsi eesmärk on anda hetkeülevaade balti diasporaa kultuuripärandi säilitamise olukorrast — selle saavutustest ja probleemidest.
Analüüsitakse ka erinevate balti kogukondade omavahelisi suhteid ja koostööd kõnealuses valdkonnas.
Balti pagulased on aastate vältel teinud tohutut tööd oma kultuuripärandi talletamisel ja säilitamisel, rajades arhiive ja raamatukogusid. Viimase 15 aasta vältel on Balti riigid ise samuti kogunud kõnealust materjali. Tänu nende riikide iseseisvumisele on nüüdseks kujunenud välja tihedamad kontaktid ning parem vastastikune mõistmine ja usaldus kodu- ja välisbaltlaste vahel.
Balti kultuuripärandi säilitamine väljaspool kodumaad on olnud siiani küll viljakas, kuid ei vasta enam praegustele vajadustele. Viimastel aastatel on järsult tõusnud huvi välis-balti arhiivide ja kogude vastu. Kuidas tagada adekvaatne ligipääs nendele ajaloolistele materjalidele; kus peaksid need asuma? On täiesti selge, et balti kultuuripärandi säilitamine vajab paremat koordineerimist, konkreetseid plaane ja ka Balti riikide valitsuste poolset rahalist toetust.
Sellest lähtuvalt on eeloleva konverentsi peamisteks arutlusteemadeks vajaduste kindlakstegemine, võimaluste koordineerimine ja tegevusplaanide koostamine eelolevateks aastateks. Kuna Balti riigid kuuluvad nüüd Euroopa Liitu, on poliitiline olukord ja koostöövõimalused veelgi paranenud.
Arhiivid on peamiseks ja hädavajalikuks ajaloo uurimise allikaks. Meie tulevik aga sõltub võimest mõista ja selgitada meie ajalugu nii meile endile kui kogu maailmale.
Konverentsile oodatakse ametnikke ja poliitikuid, kes on seotud balti kultuuripärandi säilitamisega nii kodu- kui välismaal, samuti ka nende institutsioonide esindajaid, kes tegelevad Balti ajaloo-alaste materjalide säilitamisega välismaal — nii kutselisi kui vabatahtlikke.